Spiega ai tuoi colleghi come l’open space abbassa la tua performance e dai le soluzioni.

L’open space è stato per anni sulla cresta dell’onda! Anche io c’ho lavorato per 4 anni. A cavalcare questa moda ci sono finiti in parecchi e ancora oggi a pagare due volte è l’imprenditore che prima si affida per realizzarli e poi osserva i rendimenti crollare. È stato dimostrato da un esperimento scientifico che la produttività all’interno di un open space diminuisce del 66%!

Perché accade questo in un open space?

È a tutti gli effetti un potente ammaliatore: il suo minimalismo permette al tuo occhio di spaziare da una parete all’altra degli uffici e questo è piacevole. Nutre l’idea che sia facile per tutti comunicare velocemente mentre accade l’esatto contrario. Ad alcuni nutre anche un certo senso di avere tutto sotto controllo. Infine putroppo si insinua l’idea di un risparmio a breve termine (stimato in circa il 25% in meno sulle spese costruttive) dettato dall’assenza delle pareti divisorie interne.

Ma le cose per la tua performance e per le tasce degli imprenditori  stanno diversamente.

Uno spazio dove tutti i dipendenti lavorano assieme crea questi problemi:

• Più Disattenzione ed errori grossolani dovuti al maggior rumore (colloqui con clienti e colleghi, squillare di telefoni, stampanti, distributori di bevande ecc).

• Più Incomprensione perché anche un semplice dialogo tra due colleghi ha sempre un rumore di fondo che crea disturbo a tutti gli altri.

• Più Stanchezza perchè consumi molte energie. Il fastidioso rumore di fondo infatti obbliga la tua mente a fare uno sforzo maggiore per concentrarti su ciò che stai facendo. A controprova di questi problemi ti sarà successo di apprezzare particolarmente le prime ore del mattino quando i telefoni dei colleghi non squillano, oppure quando non ci sono (malattie o pause pranzo) e riesci ad essere molto più produttivo.

E infine:

Capisci l’assurdità di tutto questo?

Sei più produttivo quando sei da solo! In pratica lo sei, quando NON ci sono coloro che invece dovrebbero agevolare, alimentare e aiutare il tuo lavoro!

Come ti ho già scritto la produttività diminuisce del 66% e non finisce qui perché se, negli uffici fai anche delle vendite o hai uno spazio ad uso negozio devi sapere che il rumore sgradevole diminuisce la percentuale di vendite del 28%! 

Gli studiosi S. Banbury e D.C. Berry hanno dimostrato la riduzione della produttività con degli esperimenti scientifici pubblicati sul British Journal Of Psychology. 

Il test

Consisteva nel chiedere ai lavoratori di svolgere due compiti: nel primo caso si trattava di memorizzare un pezzo di prosa e nel secondo di fare un semplice calcolo mentale. Durante le prove i soggetti sono stati sottoposti al rumore di sottofondo generale tipico di un ufficio. Si è constatato che l’accuratezza del loro lavoro, quando esposti al rumore, si è ridotta del 66%.

Sono state fatte anche delle prove di assuefazione basandosi sull’idea, poi dimostratasi infondata, che ci si può abituare al rumore fastidioso di fondo. 

In particolare i soggetti del test lamentavano una mancanza di concentrazione, dovuta allo squillare dei telefoni e alle chiacchiere di fondo dei colleghi.

Le soluzioni:

• Evita gli open space per gli uffici operativi.
• Evita che squillino tutti i telefoni e organizza un centralino con dei numeri dedicati.
• Crea una o più sale riunioni o degli spazi adeguati dove le persone possano isolarsi per confrontarsi liberamente senza disturbare il resto dell’ufficio.
• Educa i dipendenti e i colleghi a delle prassi comportamentali adeguate.
• Prevedi dei processi per gestire al meglio i flussi di lavoro.

Implementa questo nel caso in cui tu non possa fare a meno dell’open space: 

• Prevedi un trattamento alle pareti per aumentare la fonoassorbenza e fai controllare i fenomeni di riverbero ed eco.
• Utilizza o rivesti il pavimento di un materiale per aumentare la fonoassorbenza e controllare i fenomeni di riverbero.
• Prevedi l’inserimento di arredo e di piante perchè aiutano notevolmente a gestire il fenomeno dell’eco e del riverbero. Così facendo i suoni, anche quello della voce stessa, diventano più piacevoli da ascoltare e in più si facilita la comprensione. 

In alcune situazioni lavorative si può pensare anche all’utilizzo di cuffiette per riprodurre un suono piacevole di fondo (canto degli uccelli o musica di sottofondo ad hoc) che non ti deve distrarre dal tuo lavoro ma creare un tappeto di fondo annullando così il caos dell’ufficio.